Hace algunos años, cuando entrábamos a una oficina, se hallaban al fondo o en los laterales archivos inmensos para guardar documentos. Muchas veces, este mobiliario implicaba un desperdicio de espacio y de tiempo, pues imaginen lo que le tomaba a un empleado tener que buscar una planilla o una factura entre todas esas carpetas.

Hoy tenemos la tecnología a nuestro favor. Cada oficina necesita saber cómo la digitalización de documentos puede ayudar al desarrollo de los negocios al transformar la dinámica de la empresa.

Podría parecer un aspecto irrelevante, pero solamente quien lidia con documentos todos los días entiende que la digitalización influye directamente en la dinámica y organización de una empresa.

El rendimiento se vería afectado una vez que se vuelve imposible buscar y encontrar documentos de una forma rápida, además de mantenerlos seguros de extravíos o daños irreversibles.

Incluso, esta tecnología sirve para cualquier sección de la empresa. La digitalización permite que el archivo digital sea visualizado y actualizado en cualquier momento, desde cualquier computadora que cuente con la autorización.

Este proceso permite mantener seguros todos los datos. La mayor parte de los datos de una empresa son confidenciales y deben ser protegidos. Además, los documentos digitalizados tienen más durabilidad y quedan protegidos de la acción del tiempo y de la humedad.

Las ventajas que ofrece la digitalización de documentos a una empresa son enormes. Entre ellas podemos encontrar:

-Un acceso inmediato y una mayor movilidad corporativa al poder contar con los datos en la nube.

-Los documentos digitalizados tienen garantía de validez jurídica.

-Una mayor seguridad y organización de todos los documentos que debe manejar cualquier empresa.

-La digitalización ofrece la posibilidad de realizar firmas digitales y electrónicas.

-La reducción de costo al disminuir o eliminar el uso de papel y materiales de oficina.

-Con la digitalización hay menos obstáculos a la hora de acceder al registro de los clientes.

-El acceso a la información de la empresa desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.

-El histórico de todas las operaciones de la empresa puede ser digitalizado, lo que facilita la integración de los datos activos y antiguos.

-La digitalización es una acción más ecológica, lo que atrae a clientes preocupados en contratar solo servicios de empresa con sustentabilidad.

-El proceso de digitalización es indispensable para cualquier empresa que busque continuar creciendo en el mercado.

A mediados de los años 90 aparecieron los primeros sistemas de WMS, con un costo tan elevado que solo las grandes empresas del mundo podían tener acceso a ellos.

Treinta años después los sistemas de WMS se han perfeccionado en tareas, simplificado y masificado en su uso; ahora son más accesibles a cualquier empresa del sector. Sus elementos diferenciadores radican en la tecnología de uso y dispositivos móviles, integración con otros ERP y concepción del proceso logístico.

Hoy día el dinamismo de las operaciones en almacenes de operadores logísticos exige inmediatez, control e información en tiempo real. Esto es posible gracias a soluciones del tipo WMS y las opciones de movilidad que ofrecen.

Las soluciones integrales para la automatización y optimización de los procesos logísticos de almacenes generan operaciones fluidas y confiables. Además disminuyen los tiempos de respuesta y aseguran controles efectivos en los puntos críticos del proceso.

Existe hoy día tecnologías como RFID, códigos de barras, entre otros, con un elevado desempeño que potencian el uso de las herramientas básicas del WMS y convierten la gerencia de los almacenes en un proceso predecible y altamente confiable.

Los procesos tradicionales de recepción, identificación, inspección, ubicación, inventario, preparación, picking, predespacho y despacho pueden volverse muy complejos según las exigencias del servicio. Gracias a una plataforma de WMS es posible mantener control de la información en tiempo real de estos procesos.

Ventajas

    Agilidad en el proceso logístico de almacenaje.

    Maximización en la utilización de recursos, espacios.

    Minimiza la manipulación de materiales en las operaciones, tareas administrativas.

    Registros y control en tiempo real de las operaciones de almacén.

    Mayor efectividad de recepción, envíos, preparación de pedidos y demás transacciones realizadas en el almacén.

    Reducción de tiempos de preparación de orden y pedidos.

    Trazabilidad por materiales, clientes y procesos.

    Independencia del punto de escritorio y con gran autonomía de trabajo.

    Seguimiento de aprobaciones de inspecciones de calidad, de predespacho y de transferencia de materiales.

    Integración con ERP.

    Funciones y reportes parametrizables según la naturaleza del proceso y servicio prestado al cliente.

    Adaptación a distintos tipos de tecnología de captura de datos.

Los negocios tradicionales han sido reestructurados de cara a tecnologías y servicios disponibles en el mercado. En Clover hemos incorporado la herramienta de WMS, apalancada además con tecnología de primera en equipos móviles, que permiten el máximo dinamismo en nuestros procesos de logística en Venezuela, controles en tiempo real y un uso eficiente de los recursos asociados a los servicios, con enfoque al cliente y entregas de información y mercancía según los requerimientos del negocio.

Sí, las restricciones al libre tránsito y a las concentraciones de personas en espacios reducidos, como bien sabemos, ha obligado a las organizaciones a mantener a su personal laboral ejerciendo funciones desde casa. Esta situación ha traído como consecuencia una caída importante en el flujo de trabajo en gran cantidad de empresas, ya que no cuentan con servicios de almacenamiento y transmisión de su información fuera de sus servidores.

La nueva realidad es contundente, en cuanto a los modelos productivos, la ampliación de los espacios de trabajo demanda la disponibilidad de información y las formas de compartirla.

Es aquí donde cobra más importancia el servicio de almacenamiento en la nube. Además de representar una solución efectiva para compartir la información de manera remota, con acceso inmediato desde cualquier dispositivo con conexión a internet en tiempo real, también es la mejor alternativa para reducir costos operativos ya que, entre otras cosas, la oferta de espacio de almacenamiento es flexible, es decir, el usuario puede adquirir la cantidad que desee; disminuye los gastos de mantenimiento de servidores; evita la adquisición de nuevos discos duros para los ordenadores (en caso de daños) o de memorias externas (sin contar posibles extravíos).

Definitivamente, es indispensable, hoy día, contar con un aliado que suministre una solución confiable y efectiva para el respaldo de los archivos digitales en la nube.  

En CloverFile ofrecemos el Servicio de Almacenamiento en Nube, que garantiza la seguridad e integridad en el resguardo de la información, con acceso las 24 horas del día, los 365 días del año, con planes que se adaptan a la necesidad de cada cliente y con el valor agregado de brindar asesoría integral en la Gestión Documental para que la administración y control de los archivos estén disponibles para los usuarios que así lo requieran.