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Conoce las ventajas de la digitalización de documentos empresariales

CloverFile — Thu, 10 Feb 2022 14:07:36 +0000

Aparte de transformar la forma cómo nos comunicamos, los avances tecnológicos también influyen en nuestra manera de administrar los negocios. Esta influencia es evidente, por ejemplo, a la hora de recurrir a la digitalización de documentos.

Hace algunos años, cuando entrábamos a una oficina, se hallaban al fondo o en los laterales archivos inmensos para guardar documentos. Muchas veces, este mobiliario implicaba un desperdicio de espacio y de tiempo, pues imaginen lo que le tomaba a un empleado tener que buscar una planilla o una factura entre todas esas carpetas.

Hoy tenemos la tecnología a nuestro favor. Cada oficina necesita saber cómo la digitalización de documentos puede ayudar al desarrollo de los negocios al transformar la dinámica de la empresa.

Podría parecer un aspecto irrelevante, pero solamente quien lidia con documentos todos los días entiende que la digitalización influye directamente en la dinámica y organización de una empresa.

El rendimiento se vería afectado una vez que se vuelve imposible buscar y encontrar documentos de una forma rápida, además de mantenerlos seguros de extravíos o daños irreversibles.

Incluso, esta tecnología sirve para cualquier sección de la empresa. La digitalización permite que el archivo digital sea visualizado y actualizado en cualquier momento, desde cualquier computadora que cuente con la autorización.

Este proceso permite mantener seguros todos los datos. La mayor parte de los datos de una empresa son confidenciales y deben ser protegidos. Además, los documentos digitalizados tienen más durabilidad y quedan protegidos de la acción del tiempo y de la humedad.

Las ventajas que ofrece la digitalización de documentos a una empresa son enormes. Entre ellas podemos encontrar:

-Un acceso inmediato y una mayor movilidad corporativa al poder contar con los datos en la nube.

-Los documentos digitalizados tienen garantía de validez jurídica.

-Una mayor seguridad y organización de todos los documentos que debe manejar cualquier empresa.

-La digitalización ofrece la posibilidad de realizar firmas digitales y electrónicas.

-La reducción de costo al disminuir o eliminar el uso de papel y materiales de oficina.

-Con la digitalización hay menos obstáculos a la hora de acceder al registro de los clientes.

-El acceso a la información de la empresa desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.

-El histórico de todas las operaciones de la empresa puede ser digitalizado, lo que facilita la integración de los datos activos y antiguos.

-La digitalización es una acción más ecológica, lo que atrae a clientes preocupados en contratar solo servicios de empresa con sustentabilidad.

-El proceso de digitalización es indispensable para cualquier empresa que busque continuar creciendo en el mercado.

Seguridad en la nube, pilar para un servicio integral y efectivo

CloverFile — Thu, 10 Feb 2022 14:02:54 +0000

La tecnología cloud computing te permite acceder a toda tu información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sin tener que preocuparte por fallas de seguridad, como el robo o filtración de datos.
La utilización de la nube para almacenamiento y procesamiento de datos ha significado un gran avance, aunque en principio algunos usuarios todavía desconfían de la seguridad que podía ofrecer. Muchos creen que proteger sus datos sería más complicado, cuando antes solo bastaba impedir el acceso de personas indeseadas a la red que utilizáramos.
¿Qué es la seguridad en la nube?
Se refiere a todas las tecnologías, políticas, controles y servicios empleados para proteger la nube de datos, aplicaciones e infraestructura de cualquier amenaza que comprometa su integridad.
Un buen proveedor de servicios en nube debe procurar emplear equipos y procesos suficientemente robustos para garantizar el adecuado resguardo de toda la información bajo su responsabilidad.
¿Cómo funciona la seguridad en la nube?
Los servicios de almacenamiento en nube usan una red de centros de procesamiento de datos conectados para procesar sus datos online. Cada solución de nube emplea modelos que pueden ser personalizados para las necesidades del usuario.
Precisamente, el término nube se refiere a los recursos hospedados que se entregan al usuario por medio de un software. Las infraestructuras de cloud computing, y todos los datos que procesan, son dinámicos, escalables y portátiles.
Sea como partes inherentes de las cargas de trabajo o de forma dinámica por medio de APIs y sistemas de gerenciamiento de nube, los controles de seguridad responden a las variables de ambiente y acompañan las cargas de trabajo y los datos tanto en reposo como en movimiento. De esta manera, se puede proteger los ambientes de cloud computing contra el deterioro del sistema y la pérdida de datos.
Ventajas del almacenamiento en nube
1) Mayor disponibilidad: El almacenamiento en nube es bastante seguro y posibilita acceder a los datos por un periodo de tiempo más largo. Se puede almacenar los archivos requeridos, editarlos o mantenerlos a salvo por el tiempo que quieras, de acuerdo con tu necesidad y con un mínimo riesgo de pérdida.
2) Control al acceso de información: Para acceder a la cuenta se requiere obligatoriamente de un login y contraseña. Los documentos almacenados pueden tener niveles de importancia definidos por un usuario o por los gerentes de una empresa, lo que evita que una persona no autorizada pueda visualizar los archivos.
3) Uso de criptografía para acceder al sistema: La información almacenada en un sistema de cloud computing es criptografiada, lo que aumenta la seguridad de los datos. La criptografía es un método que, por medio de algoritmos complejos, impide la visualización de los archivos por parte de un invasor.
4) Privacidad y autonomía aseguradas: Al adoptar la computación en la nube, tienes garantizado que tendrás total autonomía para administrar tu cuenta. Las empresas proveedoras de servicio cumplen su parte y se encargan de proteger tus datos. Queda de tu parte cuidar de la integridad y confidencialidad de archivos al definir login, contraseña, niveles de importancia, etc.
5) Sistema optimizado: Al optar por la nube, tendrás la solución ideal, porque podrás realizar automáticamente los procesos de actualización. Además podrás adaptar la capacidad de acuerdo con tus necesidades.
6) Almacenamiento de archivos en diferentes servidores: La información que se sube a la nube no está alojada físicamente en una única ubicación, sino que se descompone y resguarda en diversas unidades físicas. Por tanto, en caso de pérdida de la integridad de alguno de los servidores involucrados, no habría afectación a la información ya que está cuenta con resguardos y respaldos repartidos en diversos servidores.

CloverFile, la mejor opción para resguardar tus archivos
CloverFile ofrece servicios de almacenamiento de información en la nube que cumplen con los más altos estándares de seguridad e integridad de datos que el mercado así demanda, permitiendo ofrecer un servicio de gestión documental integral y adecuado para todos aquellos requerimientos de accesibilidad remota y resguardo de datos, permitiéndole confiar en que su información se encontrará siempre disponible, a quien deba estarlo, y segura de todo daño externo.
La solución de cloud computing de CloverFile también ofrece una infraestructura global, flexible y de bajo costo. Los servidores en la nube cuentan con recursos que evitan la acción invasiva y la interceptación de datos. Mediante la criptografía, se garantiza que informaciones valiosas no sean utilizadas indebidamente por terceros mal intencionados (aunque tengan acceso a ella, no podrán decodificarla).
La seguridad también se manifiesta en la capacidad con la cual podrá gestionar sus activos de información, siempre de forma cómoda y con la garantía que se encuentra disponible en todo momento y que viene soportada por el respaldo continuo de nuestros espacios de almacenamiento bajo esquemas de alta disponibilidad que realizan respaldos de forma programada y transparente para el usuario.
Te podemos asegurar que nuestros servicios de almacenamiento de información en la nube son tan seguros como nuestros almacenes físicos especializados para la conservación de documentación en papel.

¿En qué consiste la WMS?, la herramienta básica de trabajo en almacenes

CloverFile — Thu, 10 Feb 2022 14:00:45 +0000

n sistema de gestión de almacenes Warehouse Management System (WMS) es una aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de un almacén. Los programas WMS permiten la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de existencias.

A mediados de los años 90 aparecieron los primeros sistemas de WMS, con un costo tan elevado que solo las grandes empresas del mundo podían tener acceso a ellos.

Treinta años después los sistemas de WMS se han perfeccionado en tareas, simplificado y masificado en su uso; ahora son más accesibles a cualquier empresa del sector. Sus elementos diferenciadores radican en la tecnología de uso y dispositivos móviles, integración con otros ERP y concepción del proceso logístico.

Hoy día el dinamismo de las operaciones en almacenes de operadores logísticos exige inmediatez, control e información en tiempo real. Esto es posible gracias a soluciones del tipo WMS y las opciones de movilidad que ofrecen.

Las soluciones integrales para la automatización y optimización de los procesos logísticos de almacenes generan operaciones fluidas y confiables. Además disminuyen los tiempos de respuesta y aseguran controles efectivos en los puntos críticos del proceso.

Existe hoy día tecnologías como RFID, códigos de barras, entre otros, con un elevado desempeño que potencian el uso de las herramientas básicas del WMS y convierten la gerencia de los almacenes en un proceso predecible y altamente confiable.

Los procesos tradicionales de recepción, identificación, inspección, ubicación, inventario, preparación, picking, predespacho y despacho pueden volverse muy complejos según las exigencias del servicio. Gracias a una plataforma de WMS es posible mantener control de la información en tiempo real de estos procesos.

Ventajas

Agilidad en el proceso logístico de almacenaje.

Maximización en la utilización de recursos, espacios.

Minimiza la manipulación de materiales en las operaciones, tareas administrativas.

Registros y control en tiempo real de las operaciones de almacén.

Mayor efectividad de recepción, envíos, preparación de pedidos y demás transacciones realizadas en el almacén.

Reducción de tiempos de preparación de orden y pedidos.

Trazabilidad por materiales, clientes y procesos.

Independencia del punto de escritorio y con gran autonomía de trabajo.

Seguimiento de aprobaciones de inspecciones de calidad, de predespacho y de transferencia de materiales.

Integración con ERP.

Funciones y reportes parametrizables según la naturaleza del proceso y servicio prestado al cliente.

Adaptación a distintos tipos de tecnología de captura de datos.

Los negocios tradicionales han sido reestructurados de cara a tecnologías y servicios disponibles en el mercado. En Clover hemos incorporado la herramienta de WMS, apalancada además con tecnología de primera en equipos móviles, que permiten el máximo dinamismo en nuestros procesos de logística en Venezuela, controles en tiempo real y un uso eficiente de los recursos asociados a los servicios, con enfoque al cliente y entregas de información y mercancía según los requerimientos del negocio.